Redaktionsplan für Social Media: eine Vorlage, die auch ohne Marketingabteilung hält

Ein Redaktionsplan ist eine Liste, die festlegt, was wann veröffentlicht wird, damit du nicht jede Woche neu überlegen musst. Mehr ist es nicht, und genau daran scheitern die meisten Vorlagen: Sie haben achtzehn Spalten, verlangen Zielgruppenprofile und Erfolgskennzahlen und werden nach zwei Wochen nicht mehr geöffnet. Was tatsächlich hält, kommt mit sechs Spalten aus und wird einmal im Quartal gefüllt, nicht jede Woche. Der eigentliche Trick liegt nicht in der Tabelle, sondern in wiederkehrenden Rubriken. Wenn vier feste Rubriken abwechselnd durchlaufen, ist die Frage „was posten wir“ bereits beantwortet, bevor sie gestellt wird. Übrig bleibt nur noch die Frage, welches konkrete Beispiel diesmal dran ist. Diese Vorlage steht unten zum Abschreiben, sie funktioniert auf Papier genauso wie in einer Tabelle.

Was ein Redaktionsplan leisten soll und was nicht

Er soll drei Dinge:

• die Entscheidung vorwegnehmen, damit du im Alltag nur noch ausführst
• sichtbar machen, wo Lücken sind, bevor sie da sind
• die Arbeit teilbar machen, damit nicht alles an einer Person hängt

Er soll nicht deine Kreativität ersetzen und er soll dich nicht zwingen, Dinge zu veröffentlichen, die gerade nicht passen. Ein Plan, von dem du nie abweichst, ist zu eng gebaut.

Warum die meisten Vorlagen nicht funktionieren

Ich habe eine Menge davon gesehen, meistens Tabellen aus dem Netz mit sehr vielen Spalten. Zielgruppe, Customer Journey, Tonalität, Hashtag-Set, Kennzahl, Verantwortlicher, Freigabestatus.

In einer Marketingabteilung ergibt das Sinn, weil dort mehrere Menschen abstimmen müssen. In einem Betrieb mit sechs Leuten ist jede zusätzliche Spalte ein Grund, die Datei nicht zu öffnen. Der Plan konkurriert nicht mit einem besseren Plan, er konkurriert mit gar keinem Plan.

Deshalb hier die kurze Fassung. Wenn dir später Spalten fehlen, kannst du sie ergänzen. Umgekehrt funktioniert es nicht.

Die Vorlage

Sechs Spalten. Eine Zeile pro geplantem Beitrag.

Zu den Spalten:

Wann. Kalenderwoche und Wochentag reichen. Kein Uhrzeitfeld, das ist eine Scheingenauigkeit, über die viel zu viel geschrieben wird.

Rubrik. Die wichtigste Spalte, dazu gleich mehr.

Thema. Ein konkreter Fall, kein Oberbegriff. Nicht „Kundenprojekt“, sondern welches.

Format. Foto, Karussell, kurzes Video, Text. Damit du beim Fotografieren weißt, was du brauchst.

Bild da? Die Spalte, die den größten Unterschied macht. Fehlendes Bildmaterial ist der Grund Nummer eins, warum ein geplanter Beitrag nicht erscheint. Wenn hier „nein“ steht, weißt du eine Woche vorher, dass du noch losmusst.

Status. Drei Zustände genügen: geplant, fertig, veröffentlicht. Alles darüber hinaus ist Verwaltung.

Das Rubriken-System

Hier steckt der eigentliche Nutzen. Statt jede Woche ein Thema zu erfinden, legst du vier Rubriken fest, die abwechselnd durchlaufen. Nach vier Wochen fängt es von vorn an.

Ein Vorschlag, der für fast jeden Betrieb passt:

• Ergebnis, das, was ihr gemacht habt. Vorher und nachher, fertige Arbeit, abgeschlossenes Projekt.
• Mensch, wer bei euch arbeitet. Ein Porträt, eine Vorstellung, ein Arbeitstag.
• Wissen, etwas erklären. Warum etwas so gemacht wird, worauf man achten sollte, ein häufiger Fehler.
• Termin, was ansteht. Veranstaltung, Öffnungszeiten, Aktion, Urlaubszeit.

Für Handwerksbetriebe funktionieren die vier oben genau so, dazu mehr in Social Media für Handwerksbetriebe. Wer Dienstleistungen verkauft, ersetzt „Ergebnis“ sinnvoll durch „Fall aus der Praxis“.

Der Punkt ist nicht, dass diese vier Rubriken die einzig richtigen wären. Der Punkt ist, dass es überhaupt feste Rubriken gibt. Damit verschiebt sich die wöchentliche Frage von „was posten wir“ zu „welches Beispiel nehmen wir diesmal für Wissen“. Das ist eine Frage, die man in dreißig Sekunden beantwortet.

Wie du ein Quartal in zwanzig Minuten füllst

Setz dich einmal hin, mit dem Kalender daneben.

Erst die Termine. Alles, was ohnehin feststeht: Veranstaltungen, Saisonstart, Ferien, Betriebsurlaub, Aktionen. Die kommen in die Zeilen, in denen sie zeitlich hingehören. Meistens sind das drei bis fünf im Quartal.

Dann die Rubriken drumherum. Die restlichen Zeilen bekommen reihum Ergebnis, Mensch, Wissen. Ohne nachzudenken, einfach durchlaufen lassen.

Dann die Themen, so weit du kannst. Bei „Ergebnis“ weißt du oft noch nicht, welches Projekt es sein wird. Schreib „offen, aktuelles Projekt“ hinein. Das ist kein Mangel, das ist realistisch.

Zuletzt die Bildspalte. Geh die Zeilen durch und markier alles, wofür noch kein Bild existiert. Das ist deine Aufgabenliste für die nächsten Wochen, und sie ist der wertvollste Teil des ganzen Plans.

Wo KI hilft und wo nicht

Beim Füllen der Themenspalte ist ein Chatprogramm nützlich. Du beschreibst deinen Betrieb, deine vier Rubriken und deine Saison und lässt dir zwanzig konkrete Themenvorschläge geben. Davon taugen vielleicht zwölf, und die schreibst du in den Plan. Das spart die zähen zwanzig Minuten, in denen man vor der leeren Spalte sitzt.

Nicht helfen kann KI bei der Frage, welche Projekte gerade laufen und welche Termine anstehen. Und sie kann die Bilder nicht machen. Welche Werkzeuge sich lohnen, steht in Welche KI-Tools sich für Unternehmen wirklich lohnen, den Gesamtüberblick gibt es in KI im Marketing für kleine und mittelständische Unternehmen.

Womit du den Plan führst

Die Frage kommt immer zuerst, dabei ist sie die unwichtigste.

Papier oder Whiteboard funktioniert, wenn eine Person plant und alle es sehen. Der Vorteil: Es hängt im Raum und wird nicht vergessen.

Eine Tabelle in der Cloud ist der Normalfall, weil mehrere Leute reinschauen können und es nichts kostet.

Ein Planungswerkzeug mit Vorschau und automatischer Veröffentlichung lohnt sich ab etwa drei Beiträgen pro Woche oder wenn mehrere Kanäle bespielt werden. Darunter ist es Aufwand ohne Gegenwert.

Fang mit der Tabelle an. Wenn sie drei Monate durchgehalten hat, kannst du über ein Werkzeug nachdenken.

Die häufigsten Fehler

Zu voll geplant. Wer fünf Beiträge pro Woche einträgt, hat nach zwei Wochen eine Liste voller Rückstände. Plan das, was du sicher schaffst, und leg im Zweifel noch was drauf.

Themen zu vage. „Tipp posten“ ist kein Thema. „Warum Silikonfugen alle paar Jahre raus müssen“ ist eins.

Bilder erst am Tag der Veröffentlichung. Der Klassiker. Deshalb die Bildspalte.

Keinen festen Termin fürs Veröffentlichen. Ohne Termin im Kalender passiert es nicht. Zwölf Minuten, gleicher Wochentag.

Wenn es trotzdem nicht läuft

Dann liegt es meistens nicht am Plan, sondern daran, dass niemand im Betrieb dafür zuständig ist oder das Bildmaterial fehlt. Beides klärt sich in einem Gespräch schneller als in drei Monaten Ausprobieren. Ich mach das mit Betrieben und Selbstständigen, meistens bei ihnen im Betrieb, mehr dazu unter Content-Erstellung und Beratung in Ilmenau.

Häufige Fragen zum Redaktionsplan

Was ist ein Redaktionsplan für Social Media?

Ein Redaktionsplan ist eine Liste, die festhält, was wann auf welchem Kanal veröffentlicht wird. Er nimmt die wöchentliche Entscheidung vorweg und macht sichtbar, wo Themen oder Bilder fehlen. Für kleine Betriebe reichen dafür sechs Spalten.

Wie erstelle ich einen Redaktionsplan?

Trag zuerst alle feststehenden Termine des Quartals ein. Verteile dann vier feste Rubriken reihum auf die übrigen Wochen. Ergänze konkrete Themen, so weit du sie kennst, und markiere zum Schluss alle Zeilen, für die noch kein Bild existiert.

Brauche ich ein Tool für den Redaktionsplan?

Nein. Eine Tabelle in der Cloud oder ein Blatt an der Wand reicht für die meisten. Ein Planungswerkzeug lohnt sich ab etwa drei Beiträgen pro Woche oder bei mehreren Kanälen, vorher ist es zusätzlicher Aufwand ohne Nutzen.

Wie weit im Voraus sollte man planen?

Ein Quartal ist ein guter Rhythmus. Weiter im Voraus wird es unrealistisch, weil du die konkreten Projekte noch nicht kennst. Kürzer als vier Wochen bringt den Vorteil nicht, dass du fehlendes Bildmaterial rechtzeitig bemerkst.

Wie viele Beiträge pro Woche sind sinnvoll?

Für kleine und mittelständische Betriebe sind ein bis zwei Beiträge pro Woche das richtige Maß. Entscheidend ist, dass es nicht abreißt. Ein Plan mit fünf Beiträgen, von denen zwei erscheinen, wirkt schlechter als ein Plan mit einem, der immer erscheint.

Kann KI den Redaktionsplan schreiben?

Beim Finden konkreter Themen für die vorgegebenen Rubriken hilft ein Chatprogramm spürbar. Die Struktur, die anstehenden Termine und die Bilder musst du selbst beisteuern, weil nur du weißt, was in deinem Betrieb gerade passiert.